Velocidad y potencia, claves para el software de gestión de entregas

Imaginemos que eres un distribuidor de alimentos que entrega a varias regiones. Desde la última vez que diseñaste planes de ruta (digamos hace unos seis meses), has agregado algunos clientes nuevos, algunos de tus antiguos clientes han cerrado, otros han expandido, se han mudado o cambiado sus volúmenes de pedidos semanales.

Sabes que tu lista de clientes ha cambiado lo suficiente como para que tus rutas de entrega existentes no sean lo más eficientes posible, pero no sabes de inmediato cómo ajustarlas para adaptarlas mejor a tus necesidades comerciales actuales.

En el pasado reciente, tu única opción era reunir a tu equipo de planificadores y encerrarlos en una habitación durante semanas o meses mientras cuidadosamente trazaban escenarios hipotéticos.

Esto solía ser una tarea laboriosa, costosa e increíblemente lenta, pues cada nueva ruta debe ser trazada manualmente y comparada con otras posibilidades, lo que requiere hacer estimaciones de tiempo de conducción para cada posible entrega, examinar patrones de pedidos para encontrar la frecuencia de entrega correcta, y analizar su rendimiento de entrega actual para encontrar si estás utilizando camiones a menos de su capacidad total o utilizando recursos innecesariamente.

No hace falta decir que una sola publicación de blog no es suficiente para capturar todas las complejidades que involucra este proceso. Pero desde la época dorada de la planificación de transporte basada en hojas de cálculo, mucho ha cambiado en el panorama tecnológico.

Los cálculos que solían hacerse a mano ahora pueden ser manejados por soluciones de software, lo que potencialmente acelera este proceso de manera inmensurable y ayuda a las empresas a obtener los beneficios de una gestión de entregas más inteligente en mucho menos tiempo.

Pero cuando se trata de suavizar y acelerar procesos como estos, no todas las soluciones de software son iguales. Si realmente quieres transformar este proceso en algo que genere valor, necesitas una solución de software que sea extremadamente rápida y seriamente poderosa.

Por qué la gestión de entregas debe moverse a la velocidad de los negocios

Cuando los proveedores de software muestran la velocidad de sus soluciones, puede sentirse un poco como un truco de magia, pero ¿cuánto impacto realmente tiene en tu negocio?

Pero cuando se trata de la gestión de entregas, los negocios se mueven rápidamente. Ya sea que estés tratando de manejar fluctuaciones semanales en los volúmenes de pedidos de tus clientes recurrentes más grandes, o intentando ofrecer entregas al día siguiente a los consumidores finales para competir con Amazon y Walmart, siempre estás tratando de estar un paso adelante de la demanda del día siguiente. 

Cuando puedes tomar decisiones al mismo ritmo que llega la información nueva, puedes crear planes que mantengan a todos contentos de manera rentable. Pero si tu proceso de planificación es demasiado lento, no puedes ser sensible a las condiciones cambiantes.

Este hecho tiene particular relevancia cuando llega el momento de elegir una solución de planificación de rutas de entrega. Muchas soluciones, en particular las implementaciones de software en las instalaciones, son más rápidas que los cálculos con lápiz y tinta, pero siguen siendo frustrantemente lentas.

Pueden tardar horas en calcular un escenario hipotético, lo que limita la agilidad y hace que el proceso sea costoso y laborioso. En resumen, la velocidad es crucial para la gestión de entregas.

Pero como mencionamos anteriormente, tu negocio puede cambiar mucho más rápido que eso. Las necesidades de un cliente pueden evolucionar de una semana a la otra (o incluso antes), así como también la disponibilidad de conductores y recursos.

Por eso, cuanto más rápido puedas planificar (es decir, cuánto más rápido puedas ejecutar escenarios hipotéticos, comparar planes de ruta potenciales y construir y enviar esos planes a los conductores), más efectivamente podrás mantener el ritmo de esos cambios. Cuanto más ajustes tus planes a las realidades comerciales actuales, más rentable puedes ser al servir con éxito a tus clientes, solo necesitas un proceso que pueda mantener el ritmo.

Cómo acelerar la planificación de distribución

Para acelerar la planificación de las operaciones de entrega y distribución, se necesita la tecnología adecuada. ¿Cómo es la tecnología adecuada? En primer lugar, es rápida. Debería poder procesar posibles escenarios en cuestión de minutos, no de horas.

Como vimos antes, esto es muy importante porque el tiempo dedicado a calcular diferentes escenarios hipotéticos puede crear grandes plazos de planificación que hacen imposible la agilidad. Cuando reduces ese tiempo de manera tal que es casi insignificante, puedes prácticamente planificar sobre la marcha. Cada vez que hay un cambio importante, o pequeño,  ya sea en la lista de clientes, los volúmenes de pedidos, la red de centros de distribución, etc., tienes que modelar los posibles efectos y encontrar el plan óptimo.

Por supuesto, la velocidad es un requisito importante, pero tampoco lo es todo. Para obtener realmente los beneficios que estamos hablando, su tecnología también debe ser fácil de usar. Si se necesita un doctorado para diseñar un escenario hipotético que realmente se ajuste a sus parámetros y solo hay una persona en la empresa que puede hacerlo, no tendrás una planificación ágil. De igual manera, si se requieren horas para configurar el escenario hipotético, el proceso será más lento de lo ideal.

Por otro lado, cuando un planificador puede mirar una pantalla y comprender intuitivamente lo que se presenta, y entender los pasos a tomar para generar un escenario, puede evolucionar constantemente tus planes de entrega para que se ajusten mejor a la demanda y a las realidades del mercado. El resultado es una distribución más inteligente, conectada y rentable.

Cómo el poder de procesamiento afecta las entregas del día

Hemos visto cómo la velocidad y el poder de procesamiento realmente impactan en la capacidad para planificar rutas y entregas efectivas. Pero, ¿qué pasa con la ejecución de la ruta? Una vez que hiciste un plan y se lo enviaste a sus conductores, ¿aún tiene un impacto el rendimiento?

Definitivamente lo tiene.

Por un lado, cuanto más rápido sea tu software de entrega, más tarde será tu tiempo límite para la planificación y programación de rutas. Esto significa que si hay un pedido de última hora de tu cliente más grande, no tienes que elegir entre decepcionar a un cliente y detener el trabajo de todos en tu almacén o centro de distribución mientras intentas finalizar un plan. En cambio, puedes hacer algunos ajustes rápidos en el plan en tu software y dejar que el poder de la IA lo vuelva a optimizar por ti.

Nuevamente, esto te mantiene ágil y hace que sea más fácil acomodar solicitudes inesperadas. Una vez que tus camiones están en la carretera, la velocidad, la potencia y la facilidad de uso permiten que puedas ver fácilmente lo que está sucediendo en todas tus operaciones y tomar medidas proactivas para mantener todo en marcha.

En lugar de esperar a que lleguen los datos y darte cuenta demasiado tarde si hay un problema, puedes detectar excepciones e interrupciones potenciales en tiempo real y hacer ajustes rápidos para mantener tus planes en orden. El resultado es clientes más felices y una mejora en la rentabilidad.

Una vez más, la velocidad y la potencia necesitan ser equilibradas con la usabilidad, de lo contrario, todos los datos en tiempo real y la optimización continua no se pueden utilizar de manera efectiva. Pero cuando se pueden combinar esas cosas, se puede mezclar eficazmente la planificación y la ejecución para crear un programa de entrega ágil, conectado e inteligente. 

Así se pueden optimizar continuamente tus planes para reflejar mejor las realidades de tu negocio y puedes estar seguro de que estás emparejando de manera efectiva tus rutas con tus recursos y las necesidades de tus clientes. Por esta simple razón, la velocidad y la potencia de procesamiento no son solo características agradables de tener, son elementos esenciales para modernizar la gestión de entregas y mantener la rentabilidad.