La clave del éxito en entregas de alimentos: La importancia de la prueba de entrega en el software de gestión

Las empresas de distribución de alimentos están buscando mejorar su eficiencia para satisfacer las demandas de los clientes por transparencia y flexibilidad. Por aquello, el rubro está adoptando nuevas tecnologías para reducir costos y simplificar sus flujos de trabajo.

Por supuesto, es más fácil decirlo que hacerlo, puedes actualizar procesos y tecnologías antiguas que han estado arraigadas por muchos años y reemplazarlas con nuevas herramientas para darle más agilidad y eficiencia a la operación, puede ser un camino difícil.

Afortunadamente, las empresas de distribución de alimentos pueden mejorar su servicio al cliente y la eficiencia logística de forma rentable. Para lograr esto, es importante utilizar una prueba de entrega más inteligente (POD) que forme parte de un software de gestión de entregas de alimentos. Si se implementa de manera adecuada, esta prueba de entrega puede simplificar procesos para mejorar la rentabilidad de la empresa.

Los fundamentos de la Prueba de Entrega

La prueba de entrega es una funcionalidad típicamente respaldada por un software de gestión de entregas de alimentos, que le permite reemplazar los costosos sistemas manuales basados en papel por un respaldo de entrega digital con captura de firma electrónica.

Sin embargo, la captura de pruebas de entregas para empresas de distribución de alimentos y bebidas debe ir más allá de la recolección de firmas. La funcionalidad adecuada ayuda al rubro a mejorar la eficiencia de la flota al documentar minuciosamente las entregas con fotos y notas, además de capturar la ubicación y marcas de tiempo, para crear un registro completo de cada entrega realizada.

Cuando esta funcionalidad está disponible a través de una aplicación móvil conectada para conductores, también permite a los usuarios poner la prueba de entrega en contexto con otra información sobre el estado de la entrega, como por ejemplo, inconvenientes en la ruta, falta de personal disponible del cliente, cierre de ubicación o artículo dañado, por nombrar solo algunos. La recopilación de esta información en tiempo real permite actuar proactivamente para mantener a los clientes satisfechos.

La recopilación de pruebas de entrega también actúa como punto de partida para otros procesos internos. Después de que se ha completado la entrega, un software de distribución de alimentos captura los datos de la entrega para facilitar otros procesos, como facturación, reconocimiento de ingresos y ventas cruzadas.

La prueba de entrega también es útil para cumplir con los requisitos de trazabilidad de alimentos. La captura de datos de ubicación ayuda a mejorar el historial de seguimiento y visibilidad de los productos alimentarios en caso de una retirada de productos.

Beneficios de la Prueba de Entrega a través del software de gestión de entregas de alimentos

La prueba de entregas permite a las empresas de distribución de alimentos recopilar, difundir y actuar sobre datos cruciales en un tiempo récord, lo que aumenta su eficiencia operativa. Así es como las empresas de distribución de alimentos pueden beneficiarse de la POD:

Visibilidad total en las operaciones

¿Recibió el cliente A sus cajas después de las horas peak de la mañana para que el personal del cliente estuviera disponible para descargar las cajas rápidamente? ¿Se transportó y entregó la comida dentro del rango de temperatura permitido?

La transparencia de la operación mejora la eficiencia. La visibilidad en tiempo real ayuda al equipo de servicio al cliente, ya que los detalles del POD electrónico se pueden cargar instantáneamente en los sistemas. Los detalles del POD permiten a los otros equipos abordar rápidamente las preocupaciones relacionadas con los clientes.

Además, las soluciones avanzadas de gestión de distribución de alimentos se pueden configurar para alertar a los conductores para que tomen medidas si la lectura de temperatura cae fuera del rango permitido.

Cumplimiento de las regulaciones de seguridad alimentaria

Los clientes quieren pruebas de que los alimentos fueron manejados bien durante el transporte. A veces piden registros de la temperatura y hay regulaciones que requieren un registro completo. Es más fácil si tienes pruebas de entrega para cada entrega.

Un sistema electrónico de prueba de entrega registra automáticamente información importante al momento de la entrega, así el conductor se enfoca en el servicio al cliente sin preocuparse por problemas de cumplimiento. Y esto se puede combinar, por ejemplo, con sistemas de monitoreo de sensores para recibir alertas automáticamente dentro de tu software de gestión de entregas cuando la lectura de temperatura arroja un resultado fuera de lo aceptable.

Reducción de reclamos falsos de responsabilidad

Proporcionar a los equipos de entrega la capacidad de tomar fotos o videos de las instalaciones del cliente es muy útil para prevenir reclamos falsos de daños. Si un cliente presenta un reclamo falso por daño o entrega faltante, tienes pruebas documentadas completas con fecha, hora y datos de ubicación para demostrar lo que sucedió o no sucedió en la entrega.

Para poner otro ejemplo, si hay una firma indescifrable en el recibo de entrega, entonces puedes proporcionar otra prueba de entrega mediante datos geolocalizados que demuestren la ubicación exacta de la entrega, como también fotos o videos de la mercancía después de la entrega. Esto se carga automáticamente en tu software de logística de entregas de alimentos, lo que te permite verlos y enviarlos rápidamente.

Visibilidad sin precedentes para superar los desafíos de distribución de alimentos

La distribución de alimentos es una industria altamente competitiva en la que la visibilidad es necesaria. Ya no se trata de si tienes visibilidad en tiempo real de tus equipos de entrega, sino que cuánta visibilidad tienes y qué tan rápido se puede compartir la información.

El uso de métodos convencionales o procesos de captura de datos en papel ya no es suficiente, especialmente porque no pueden proporcionar tanta información. Además, compartir datos de recibos de entrega manuales es lento y  no puedes esperar a que los equipos de entrega regresen a la base con todo el papeleo impreso. Tampoco puedes permitirte esperar a que tu personal en la oficina ingrese los recibos de entrega manualmente.

Es por eso que el recibo de entrega electrónico de un software de gestión de entregas ofrece información detallada en tiempo real, lo que garantiza la trazabilidad de los alimentos y facilita la facturación y la resolución de problemas. Además, asegura que los alimentos se manejen correctamente y se brinde un buen servicio al cliente.