Cómo la prueba de entrega impacta en la optimización de la última milla

La prueba de entrega, o Proof of Delivery (POD), es el registro para confirmar que el destinatario o el cliente final ha recibido el producto correcto. La forma más básica de Proof of Delivery es la firma del destinatario recopilada por el conductor al momento de la entrega. Dicha firma se registra al momento de completar los detalles de la hora y la fecha en que se entregó el artículo. Sin embargo, a medida que las operaciones logísticas de entrega de última milla se vuelven más sofisticadas, la prueba de entrega también ha evolucionado.

Idealmente, una prueba de entrega moderna debe tener más detalles además de la firma del cliente, la fecha y hora, imágenes, etc. Pero, ¿cómo haces que eso suceda con un proceso que tradicionalmente se realiza con lápiz y papel? En este artículo, explicaremos exactamente eso y revisaremos la importancia de la prueba de entrega para la optimización de la última milla.

La importancia de la prueba de entrega

La prueba de entrega es un componente esencial tanto de una cadena de suministro eficiente como de un proceso de ventas. Está directamente relacionado con la generación de ingresos, en la medida en que ofrece responsabilidad entre el transportista y el cliente final.

Esencialmente, la prueba de entrega permite rastrear que un pedido determinado fue entregado a quien corresponde. Y el registro de la entrega ayuda a garantizar lo siguiente:

• Que el destinatario correcto recibió el paquete del remitente correcto
• Identificación adecuada de dónde y cuándo ocurrió un error, si es que lo hubo, en casos de reclamos por daños o entregas perdidas
• Resolución adecuada y fácil de disputas sobre reclamos de envío, especialmente para transacciones de compras en el comercio electrónico

Generalmente, son los repartidores quienes presentan el documento de entrega para que los destinatarios lo firmen para reconocer que todos los elementos del paquete están intactos y completos.

La prueba de entrega ofrece a los remitentes o vendedores la documentación necesaria para la verificación del cumplimiento de pedidos y la precisión de las facturas.

La evolución de la prueba de entrega

No hay nada nuevo en la firma de paquetes. De hecho, podemos rastrear la historia del proceso de prueba de entrega hasta el siglo XVIII, cuando esta documentación de recibo era muy popular para garantizar las entregas adecuadas de documentos financieros y legales importantes. Pero el valor de la prueba de entrega en estos días es más que obtener la firma del destinatario.

El volumen de envíos para entrega aumenta cada año debido a la rápida adopción del comercio electrónico en todo el mundo, y el resultado es que también hay más posibilidades de errores y confusión en las entregas.

Solo en los Estados Unidos, los informes muestran que más del 11% de los envíos anuales se entregan incorrectamente, se dañan o se pierden. El año pasado, aproximadamente el 64% de los ejecutivos y líderes de la cadena de suministro dijeron que habían experimentado muchos más problemas relacionados con la entrega que en años anteriores.

Reembolsar o reemplazar un artículo no es el único costo relacionado con la entrega para las empresas. En estos días, los consumidores exigen una experiencia de entrega accesible, fácil y de alta calidad. Además, estudios revelan que una experiencia de entrega positiva alienta a los compradores a volver a patrocinar el mismo minorista o marca.

Por otro lado, es más probable que los clientes que experimentan problemas relacionados con el envío informen a sus círculos sobre la mala experiencia de entrega, y es posible que la próxima vez compren en un minorista diferente.

La prueba de entrega puede ser útil para abordar estos desafíos, además ayuda en la optimización de la última milla al garantizar que los bienes entregados estén en excelentes condiciones y sean consistentes con las expectativas del destinatario.

Además, un Proof of Delivery adecuado también protege a la empresa de reclamos y agiliza el proceso de facturación. El truco es asegurarse de que haya evolucionado su proceso de prueba de entrega a algo que sea digital y completamente integrado con el resto de sus flujos de trabajo de optimización de última milla. Si puede generar un POD digital que se envía inmediatamente desde el teléfono del conductor a la torre de control del despachador, de repente puede mejorar la visibilidad, mostrar un registro de la entrega a sus clientes y suavizar una serie de procesos administrativos.

Las limitaciones de la prueba de entrega tradiciona

En pocas palabras, la prueba de entrega electrónica amplifica los beneficios de tener recibos de entrega, todo mientras ahorra el esfuerzo de contabilidad manual. Por otro lado, el POD tradicional ralentiza a las empresas debido a una serie de razones diferentes, por ejemplo:

• Dependencia de procesos manuales propensos a errores: el procesamiento manual generalmente tiene errores como inexactitud en la documentación, escritura ilegible y pérdida de documentos.
• Horas de trabajo perdidas y reducción de la eficiencia del conductor debido a tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo

Estas desventajas plantean riesgos adicionales para las operaciones y procesos de entrega de la empresa, lo que también amenaza sus ingresos potenciales. Afortunadamente, una prueba de entrega digitalizada permite a los transportistas automatizar los procesos para aumentar la eficiencia y ofrece una mejor experiencia de entrega para los clientes ya que hay menos errores en la información de entrega.

Las ventajas de la prueba de entrega electrónica

La prueba de entrega electrónica permite a las empresas superar los problemas que vimos anteriormente. La solución digital adecuada permite a las empresas deshacerse de sus recibos de entrega en papel, lo que allana el camino para flujos de trabajo más optimizados.

Idealmente, se puede capturar firmas, imágenes, videos, notas y mucho más, todo desde los dispositivos móviles de los conductores. Incluso se puede proporcionar a los clientes recibos de entrega ya sea por mensaje SMS o correo electrónico, aumentando así la comunicación y la transparencia en el proceso de cumplimiento de pedidos.

Como puedes imaginar, esto tiene una serie de beneficios reales:

Reduce el papeleo

Los errores en la prueba de entrega impresa frustran a todas las partes interesadas: el conductor, el transportista y el destinatario. Los errores también pueden significar la pérdida de ingresos para el negocio.

En cambio, la prueba de entrega electrónica permite a las empresas eliminar la acreditación innecesaria o la replicación de pedidos; incluso en reducir la cantidad de tiempo dedicado a buscar en las copias impresas de los documentos para encontrar la información deseada.

Mejora la productividad

Todo el papeleo reducido que vimos anteriormente alivia las cargas de los empleados administrativos. Por un lado, los empleados se ahorran la tediosa y lenta entrada manual de datos.

Además, otros equipos pueden ahorrar tiempo ya que la plataforma de gestión de entregas transmite información automáticamente entre los sistemas internos. La eficiencia de los conductores también puede aumentar, ya que no tienen que pasar tanto tiempo completando formularios en cada punto de entrega.

Reduce problemas en entregas

Una firma ilegible en un recibo de entrega arrugado no servirá de mucho en caso de que un cliente se queje por el servicio de conductor. Sin embargo, con videos y fotos que documentan lo que ocurrió en el momento de la entrega, puede probar fácilmente si los conductores causaron o no algún daño.

Al final, el enfoque correcto de la prueba de entrega permite a las empresas abordar los problemas en el proceso de entrega para mejorar la satisfacción del cliente. Esto puede ayudar con la eliminación de errores costosos y tareas que consumen mucho tiempo, liberando a otros equipos para un trabajo de mayor valor. Todos estos beneficios dan como resultado, en última instancia, un impulso real a los resultados.