¿Qué capacidades debería tener tu software de seguimiento de entregas?

La visibilidad es crucial en la gestión de entregas, pero su definición puede ser complicada. ¿Se refiere a saber dónde están los camiones durante las entregas, monitorear el estado de los pedidos de los clientes en todo momento, o encontrar fácilmente los datos necesarios en el momento adecuado?

La auténtica visibilidad en las entregas incluye todos esos elementos. Y si bien es valioso tener visibilidad en aspectos individuales de la operación, contar con una visibilidad completa, puede transformar procesos, mejorar el servicio al cliente y aumentar la eficiencia en costos de las entregas.

En este escenario, integrar un software de seguimiento de entregas te permitirá aumentar tus capacidades. Y si implementas una solución con las características, funcionalidades e integraciones adecuadas, puedes convertir el seguimiento de entregas en la base para una visibilidad estratégica más amplia.

Pero, ¿cómo identificar la solución adecuada?

¿Qué es un Software de seguimiento de entregas?

El software de seguimiento de entregas varía según las necesidades de cada usuario. En general, es una herramienta que permite controlar las entregas desde el área de carga hasta la puerta del cliente e incluye funciones para que los clientes rastreen sus pedidos en tiempo real desde sus dispositivos.

Para algunos, el seguimiento de entregas es similar al GPS, algo que un sistema de telemática podría ofrecer. Sin embargo, un buen software de seguimiento  va más allá. Al planificar y ejecutar entregas en una misma solución, la aplicación recibe actualizaciones e información de pedidos de los conductores, comparándolas con los tiempos de finalización esperados.

De esta manera, no solo ves la ubicación de una entrega, sino que la contextualizan con información de pedidos y tiempos de entrega (ETAs) predictivos para saber si se entregará a tiempo. Esto te ayuda a detectar excepciones antes de que ocurran, reduciendo entregas fallidas, costos y opiniones negativas de los clientes.

Es por eso que el software de seguimiento de entregas más valioso ofrece mucho más que un simple rastreo. En cambio, ofrecen procesos conectados que cubren todo el recorrido del cliente de principio a fin.

Qué buscar en un software de seguimiento de entregas

El tipo de solución de la que estamos hablando aquí debe hacer mucho más que mostrarte (y a tus clientes) la ubicación de un camión en un mapa. Necesitas ponerte al mando para que puedas gestionar todo el proceso de entrega con un mínimo de interrupciones y centrándote en lo que importa: mantener al cliente satisfecho.

Con ese objetivo, aquí hay algunas cosas a tener en cuenta cuando busques la solución adecuada:

Conectividad total: Deseas que tu solución de seguimiento y gestión de entregas reúna datos de varias fuentes, como el sistema de gestión de pedidos, las aplicaciones móviles de los conductores y los sistemas telemáticos. Esto implica que tus plataformas deben integrarse sin problemas y compartir datos en tiempo real o casi en tiempo real cuando sea necesario.

Interfaz de usuario intuitiva: La facilidad de uso de una plataforma es importante ya que afecta su valor estratégico. Si a tus empleados les lleva tiempo encontrar información necesaria, puede generar retrasos. Al ver datos esenciales de entregas rápidamente y acceder a más detalles cuando se necesite, puedes aprovechar el seguimiento de entregas en tiempo real.

Enrutamiento con IA: El seguimiento y planificación deben estar integrados, incluida la optimización de rutas. Al rastrear una entrega, no solo importa la ubicación del camión, sino que también saber si llegará a tiempo al cliente. Esto significa que basándote en la data reciente puedes saber si llegarás a hacerlo, y tomar acción en el caso en que no puedas. 

Herramientas para la experiencia del cliente: Como dijimos anteriormente el seguimiento de entregas debe considerarse desde la perspectiva del cliente. Al obtener información en tiempo real de las entregas, puedes compartirla con los clientes para mejorar su experiencia. Esto dependerá de tu industria y tus clientes, pero, por lo general, es útil ofrecer notificaciones de programación, correos de confirmación, alertas de texto y seguimiento en vivo en un portal específico.

Si puedes priorizar estos cuatro elementos, puedes estar seguro de que vas por el buen camino hacia la visibilidad estratégica.

Cómo la Visibilidad Estratégica Impacta en la Eficiencia de Entrega

• Mejora en la retención de clientes: Especialmente en industrias como la distribución de alimentos o bebidas, llegar en el momento adecuado, especialmente para sus principales clientes, es crucial. Cuando parece que su entrega podría retrasarse fuera de la ventana acordada, la velocidad de su respuesta puede tener un impacto directo en si su cliente se va de la experiencia frustrado y busca un nuevo proveedor o no.
• Planificación y replanificación más rápida: La falta de visibilidad en los procesos y datos de entrega en vivo hace que la planificación tome más tiempo y cueste más en términos de mano de obra. Por otro lado, si los datos son fáciles de encontrar, se libera tiempo para tareas más importantes. Esto es útil tanto antes como durante la entrega para implementar planes eficientes y hacer ajustes en tiempo real.
• Mayor utilización de la capacidad: El software de seguimiento de entrega adecuado ayuda a aprovechar mejor los vehículos y conductores. Al rastrear las entregas en tiempo real, se obtienen datos para predecir con precisión los tiempos de llegada de futuras entregas mediante inteligencia artificial y aprendizaje automático. Esto permite una mayor utilización de la capacidad y la entrega de más paquetes por día con el mismo número de camiones y conductores.