Por qué la Planificación Territorial y el Enrutamiento deben ocurrir en la misma solución

La distribución de alimentos, la distribución de bebidas, la programación de servicios y otras empresas que dependen de pedidos regulares y recurrentes enfrentan muchos desafíos diarios en torno a la gestión de enrutamiento y entregas. Pero uno de los desafíos más comunes que encontramos al trabajar con estas empresas es que sus territorios de venta están desorganizados.

La fase inicial de planificación en la que se dibujan los territorios puede durar semanas o meses, lo que significa que el proceso no se repetirá con regularidad, incluso cuando las condiciones comerciales cambien. Con el tiempo, estos territorios de venta se vuelven menos eficientes a medida que los planificadores tienen que hacer ajustes para nuevas cuentas, cambios en las condiciones del mercado y cambios en su red de entrega de manera visual. A medida que se vuelven menos eficientes, las entregas y las llamadas de ventas se vuelven menos rentables.

Una de las razones por las que el territory planning  está propenso a este tipo de desafíos es que el proceso de planificación en sí es demasiado lento y complejo, al menos cuando se utiliza una tecnología heredada. Pero hoy nos enfocaremos en la desconexión entre la planificación territorial y la ruta.

Desafíos en la planificación de territorios 

La planificación de territorios es un proceso complejo. Debes tener en cuenta una gran cantidad de factores diferentes, desde los requisitos específicos del cliente hasta las preferencias de las ventanas de tiempo, la afinidad del conductor o el representante de ventas y el equilibrio de ingresos entre los vendedores, todo lo cual aumenta exponencialmente el número de posibles configuraciones de territorios.

Una vez que hayas dividido las cuentas en territorios, no estás ni cerca de terminar, porque estos territorios deben funcionar cuando se traducen en rutas semanales y diarias. Para muchos planificadores, aquí es donde el proceso se vuelve realmente frustrante.

Tu solución de planificación de territorios genera un conjunto de territorios de ventas, que luego debes mover manualmente a tu solución de enrutamiento para crear rutas para tus conductores/vendedores. Cuando esas rutas no son factibles o no hay forma de asegurarse de que realmente estás visitando a cada cliente en el momento adecuado, debes volver a tu solución de planificación de territorios e intentar arreglar los territorios para resolverlo. Luego debes esperar que esta vez la solución de planificación de territorios haya creado algo que puedas usar. Si no lo has hecho, debes seguir repitiendo este ciclo una y otra vez hasta que tengas un plan que funcione.

La planificación territorial y la optimización de rutas son lo suficientemente difíciles por sí solas. Cuando tienes que lidiar con este abismo de un esfuerzo manual meticuloso entre procesos, el desafío sólo se multiplica. El resultado es una frustración muy grande  para los planificadores que tienen que navegar por estos sistemas, los vendedores que tienen que trabajar con estos planes ineficientes y los clientes que se preguntan por qué sus distribuidores, mayoristas, proveedores, etc; no pueden atender nuevas solicitudes.

Por qué es tan importante una planificación de rutas y territorios más rápida

El problema descrito anteriormente puede parecer intratable. Pero parte de la lucha desaparece cuando se pueden ejecutar planes de territorio y optimizar rutas en cuestión de minutos, en lugar de horas o días.

¿Por qué esto marca una gran diferencia? Hay un par de razones:

• Una planificación territorial  más rápida significa que se pueden ejecutar optimizaciones con mayor frecuencia. En lugar de pasar meses "tratando de hacer que funcione", se puede ejecutar una nueva optimización cada vez que algo importante cambie en su negocio.

• Del mismo modo, cuando tus rutas pueden ser optimizadas y re-optimizadas en cuestión de segundos, tienes mucha más flexibilidad día a día y semana a semana. Cuando sabes que las rutas pueden ser fácilmente ajustadas cuando surgen cambios, tienes mucho más margen en tu proceso de planificación en general.

Es fácil imaginar las formas en que esto podría aliviar algo del dolor del proceso. Al mismo tiempo, sus planificadores aún están atrapados como intermediarios manuales entre dos procesos que están efectivamente aislados.

Es por eso que la verdadera solución es planificar rutas y territorios simultáneamente dentro de la misma solución.

Cómo planificar rutas y territorios al mismo tiempo

Al planificar rutas y territorios dentro de la misma solución, puedes resolver los problemas que hemos descrito a lo largo de este artículo. En lugar de exportar laboriosamente los planes de territorio y rutas, puedes generarlos dentro del mismo sistema para crear flujos de trabajo eficientes, inteligentes y fáciles de usar.

¿Cómo funciona esto en la práctica? Podría esperarse un proceso como este:

• Se carga en el sistema combinado que maneja la planificación territorial y la optimización de rutas, los datos de entrega y ventas, incluyendo metadatos sobre restricciones de horario de los clientes, requisitos específicos del sitio, volumen y mezclas de pedidos, frecuencias, información de vehículos y equipos, etc.
  
  
• Se cargan los territorios de ventas existentes para que el sistema pueda mapearlos y analizarlos automáticamente.
  
  
• Se ejecuta una pasada inicial de optimización en los territorios existentes para eliminar las ineficiencias y crear territorios más ajustados y equilibrados. Si se utiliza un software lo suficientemente potente, esto sólo tomará unos minutos.
  
  
• Mientras el software está ejecutando las posibles configuraciones de territorios, genera rutas basadas en los territorios que está evaluando. Estas rutas se basarán en los datos y parámetros que haya proporcionado.
  
  
• Al generar rutas durante el proceso de optimización territorial, el sistema puede asegurarse de presentar al usuario solo los territorios que funcionarán cuando se traduzcan en planes de rutas diarios y semanales.
  
  
• Después de unos minutos, el sistema presenta una primera versión de un conjunto de territorios. Si se utiliza la tecnología adecuada, estos serán más eficientes que lo que se estaba utilizando previamente. El sistema debería poder mostrar la diferencia entre el plan anterior y el nuevo plan propuesto.
  
  
• Por supuesto, no hay un sustituto completo para el conocimiento y la experiencia que tienen los planificadores en cuanto a sus procesos de ventas y entregas. Por lo tanto, una vez que el sistema ha creado estos territorios, los usuarios deberían poder ajustarlos fácilmente sin comprometer la eficiencia. Esto significa que a medida que el usuario actualiza el plan, el sistema se ajusta en consecuencia.
  
  
• A partir de ahí, debido a que los dos procesos comparten el mismo sistema, no se requiere ningún paso adicional para importar los planes en la consola de enrutamiento. Esto sucede automáticamente, y cuando llega el momento de desarrollar planes de rutas semanales y diarios que incluyen todas las paradas que un vendedor/conductor necesita hacer, simplemente se hace clic en la pestaña de enrutamiento.
  
  
• A medida que se asumen nuevos clientes o se cambian las ofertas de productos o servicios, simplemente se repite el proceso. Cuando el proceso solo lleva unos minutos, se pueden actualizar planes y rutas tantas veces como sea necesario, y en ningún momento se necesita cambiar entre aplicaciones o crear planes inoperables.

Claro, ese proceso puede tener una cantidad justa de pasos como los hemos desglosado aquí, pero realmente eso es solo para ilustrar las formas en que la planificación de rutas y territorios se intersectan naturalmente. Cuando puedes combinarlos en un solo sistema, muchos de estos pasos se desvanecen en segundo plano. Y cuando los combinas en un solo sistema que es rápido, poderoso e inteligente, haces la vida mucho mejor para los planificadores, conductores y clientes. Lo mejor de todo es que haces más fácil garantizar un excelente servicio al cliente y un costo de servicio eficiente, incluso cuando las condiciones comerciales evolucionan.